巧用3个技巧整理好纸质资料，让你的工作环境井然有序
你是否有过这样的情况，刚上班临接到老板的通知，需要中午下班之前上交一篇报告。然后老板一走，你灵光一闪，想到过去有类似的经验可以借鉴。于是开始手忙脚乱的从一大堆资料中开始寻找。然后花了20分钟，因为没有找到资料，于是你变得越来越焦虑。不得不又从电脑文件中开始搜索。又花了20分钟，你终于找到了你所要的，但是并不是最终版本，但随着截止时间的临近，你只有凑合。然后你抓紧一切时间，终于搞定，但是因为内容一塌糊涂最后迎来的是老板的一顿臭骂。
很多人不重视平时资料和办公环境的整洁有序，认为没必要浪费时间在整理资料上面。其实，好的环境不仅能让你内心舒适提高工作效率，还能节省大量的时间。
下面分享3个简单有效的方法，来帮助你拥有整洁的环境。
1、没用的丢弃。
对于过去1年内都没有用到的东西，直接丢掉。研究表明，过去1年内没用到的，现在也不会用到，将来也很大程度不会用到。
比如有的人工作之后，对于以前上学时候的书本还是会保留，总想着可能某天会用到。其实书本唯一的意义，不在于书本本身，而是在于其中的知识能为你所用。如果你已经吸收了其中的知识而且能够熟练地使用，其实书已经完成了使命，你可以把书卖掉、捐掉或者送给需要的人。
如果还是害怕万一会用到，可以找一个柜子或者纸箱子，找一个文件袋写上资料名称，然后一起存放到箱子中。
2、近期使用的按照使用频率和定义进出来摆放。
使用频率顾名思义，是按照使用资料次数的多少，可以把常用的放在手边、比较常用的放在抽屉、可能用到的放在柜子中。
所谓定义进出，是指你的办公桌的左侧只存放收到或者未完成文件，右侧只放完成的文件。同时可以买2个书架，办公桌左侧的书架的文件也采用左进由出的方式，右侧同类。通过一致的规则，按照固定的逻辑顺序，我们可以不费脑的逐个处理工作资料。
3、固定位置和用后还原。
固定的资料要找一个固定的位置，这样用的时候才会省时省力。更重要的是，使用资料过后一定要按照你设定的规则把资料还原，这样才是一个可以重复使用的程序，否则前面的工作等于白费，不就又会回到以前的混乱状态。
一下，通过丢弃不常用的资料、按照使用频率和固有排放规则摆放资料以及固定和还原资料位置3种简单的技巧，可以让我们的办公桌井井有条，让我们的心情更加舒畅。
怎么才能快速有效地进行资料整理？
无论您身处哪个行业，如果要成为行业专家，都必须学会系统地收集行业中的相关知识，从中学习并进行整合。首先，我经常使用搜索引擎通过诸如百度和360之类的关键字来检索与销售相关的知识。其次，通过相关平台提取您要理解的内容和想要提取的内容，将其组织成学习经验并保存，然后去图书馆查阅相关文献或从纸质书中获取，并使用相机拍照并保存；最后，您还可以通过社交平台（例如QQ行业交流小组，微信小组，微博，论坛等）与其他专业人员进行交流，以快速获取该行业的相关知识。
储存。对于共享频率高，共享量大且占用手机存储空间（例如视频，工作文档，照片，动态文案等）的用户，还可以使用云存储和共享，因为可以随时随地邀请朋友加入和查看。预览用于在上级和下级之间超级方便地共享数据，并且不会被覆盖和丢失。
随着学习和工作的深入，手头上的资料和信息越来越多，迫切需要建立相关的资料库，一方面可以方便及时获取，而且可以丰富和完善现有的知识体系。另一方面。资料库的建立通常分为两部分：核心资料和辅助资料。核心材料通常可以帮助我解决学习和工作中的主要问题，包括案例，重要材料，主要方法，论点和论据等。辅助材料可以帮助我深入理解或理解某些观点。给角色补充说明。将这些数据保存到网络磁盘上，并根据不同的数据类型创建不同的相册，因此您只需要按类别将相应的数据上传到相应的文件夹即可。
快速分享和使用相关知识。知识的传播和共享通常取决于某些渠道。每天我经常使用微博和微信等平台来分享个人知识。对于与企业相关的文档，出于安全和隐私方面的考虑，我将使用[Black Sand Wechat Assistant]网络磁盘进行外部共享，因为该网络磁盘可以为团队共享成员创建帐户，邀请后可以查看这些信息。我共享了网络磁盘。就像一个生成和共享的小程序一样，它也支持微信应用程序查看，而无需另一方也下载网络磁盘。材质库中的文件也非常方便查找，并且覆盖范围也不会丢失。这样，我的工作变得便捷高效，工作效率的提高大大提高了我的工作绩效。
文员该如何整理文件与资料与物品？
办公室物品摆放规则
为了办公室的整洁美观，现对各部门办公室物品摆放提出以下要求：
一． 做好整理工作：
将工作场所内的物品分类，并把不要的物品坚决清理掉。 其目的是为了腾出更大的空间，防止物品混用、误用，创造一个干净的工作场所。
1．将不再使用的文件资料、工具废弃处理。
2．将长期不使用的文件资料按编号归类放置指定文件柜。
3．将常使用的文件资料放置就近位置，比如：抽屉或小柜。
4．将正在使用的文件资料分成未处理、已处理两类，暂时不用的那部分放在抽屉或小柜。
二． 做好整顿工作：把有用的物品按规定分类摆放好，并做好适当的标识，杜绝乱堆放、物品混淆不清，该找的东西找不到等无序现象的发生，以便使工作场所一目了然，可以有整齐明快的工作环境，可以减少寻找物品的时间，可以消除过多的积压物品。
1．放置的场所按物品使用频率进行合理的规划，如经常使用物品区、不常使用物品区、废品区等。 将物品分在上述场所分类摆入整齐, 对这些物品在显著位置做好适当的标识。
2．办公桌、办公用品、文件柜等放置要有规划和标识。
办公用品、文件放置要整齐有序， 文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐。文件夹都要有相应的标识，每份文件都应有相应的编号。文件夹尽量放在抽屉或小柜里；若是文件夹太多而无法放下，请把文件夹整齐有序的排放在办公桌上。 办公桌及抽屉整齐，不杂乱，私人物品请放置于抽屉或小柜里。电脑线最好用绑带扎起，不让其零乱。
三． 一些具体要求：
办公桌：桌面除笔筒、办公盒（印泥、计算器等）、电话机、传真机、电脑及其他办公必需品外，不摆放其它物品。茶杯请放在办公桌的左上角。
电脑：电脑显示屏与桌面呈45度角放在办公桌的右侧，主机置于桌面下。
垃圾筐：放在办公桌的后侧或墙角处，请不要影响办公室的整体美观。
饮水机：指定地点，不得随意移动。
报刊：必须上报架或放置在书橱内；文件、报刊阅后请及时归位。