疫情重塑了全球企业的工作方式，数字化办公越来越成为企业的标配。但遗憾的是，大部分企业只是把过去的办公、管理方式搬到线上，还没有意识到数字工具正在重塑企业的组织、管理、运行方式。
5月19日，在“2021春季飞书未来无限大会上”，字节跳动副总裁谢欣表示，在字节内部常说的一句话是“像打造产品一样打造公司”，而在打造“组织产品”的过程中，制度、文化、工具非常重要。“我们认为，工具对于组织的价值是被严重低估的。”
将飞书打造成一个能够“提升组织”的工具，是过去一段时间飞书团队工作的重心，而近日上线的飞书4.0版本，则是飞书团队给出的阶段性答案。
工具如何提升组织
在过去的观念里，办公软件主要解决的是企业生产效率的问题。最典型的案例是去年疫情期间，很多企业引入远程会议等线上协同工具，帮助员工在家办公。
但协作工具的作用远远不止于提升办公效率，不只是把会议从线下搬到线上后，节省几名员工10%、20%的开会时间，更要用数字化的方式，重塑组织的管理运作模式。
对于工具如何提升组织，谢欣从五个方面进行了阐释。
首先，工具可以改变组织的行为。谢欣举了一个典型的例子——沟通工具的变迁。最早的时候只有传真、固话，之后有了电子邮件，有了手机，而即时通讯IM出现之后，越来越多人用IM沟通工作，回应的速度已经变为秒级。
这种变化带来的不仅是沟通速度的提升，一部分企业的工作模式和服务能力也被改变。过去企业客服仅仅能回答一些简单的问题，遇到复杂问题时只能转接到其他部门。而有了IM之后，任何时间客服都可以快速联系到对应的业务部门，从而让用户只需要一次咨询就能解决所有问题。
第二点，工具可以提升企业的迭代升级速度。谢欣解释，今天每个人的工作方式，相比于半年前、一年前甚至与五年期相比，都没有太大变化。但我们使用的工具，一直在升级版本迭代，而工具的升级会对个人、团队、组织带来深刻的影响。
谢欣“组织的迭代往往是缓慢的，但工具的迭代其实可以很快，并且随着工具本身的迭代升级，员工和组织也不断提升。”
第三点，工具可以提升员工能力，最终提升组织能力。谢欣以字节跳动为例，作为一家全球化公司，语言是字节跳动需要解决的一大难题。
一部分跨国公司或者出海企业的做法，是招一批外语好的员工，或者在工作中加强外语培训。事实上字节跳动在开始做全球业务的时候，也尝试过给员工进行英语培训。
“但我们发现个人的英文水平提升速度，远远低于 AI 的技术水平提升速度。”所以字节跳动最终的做法，是在飞书里增加了大量的AI翻译功能，降低了对个人英文能力的要求，更快支撑全球化的发展。正是这个工具，把对员工的个人能力要求，转变为了组织固有的能力。
第四点，工具可以减少文化的稀释。谢欣表示，随着组织规模扩张，文化会持续被稀释。不过，工具是能够帮助组织进行文化建设，且工具本身是不会被稀释。
最后一点，工具可以更好地感知和衡量组织。谢欣表示，过去一些飞书客户提出需求，他们想知道在飞书上的工作时间是如何分配的？一个公司内团队之间是如何配合的？公司内表现最好的团队具备哪些特质？
以前这些问题只能通过主观来判断，但就像彼得·德鲁克说过的：“如果你不能衡量它，你就不能提高它”。而随着对工具使用逐渐的深入，谢欣表示飞书已经具有了为组织进行数字化建模的能力。“我们希望未来的组织能够真正成为一个数字化的组织，能够更好地被感知、被衡量，从而更好地得到提升。”
谢欣看来，企业对于工具的选择，实际上是在选择工具背后的“最佳实践”。而一部分企业用户最初选择飞书，也是选择飞书背后，包括字节跳动等优秀企业的管理实践。
最典型的案例就是造车新势力之一的理想汽车。理想汽车创始人李想表示，当年他们想要探索一种智能化的工作方式，投资人于是推荐了字节跳动，接触后他们发现，字节跳动使用飞书的工作模式非常接近于他们想象中的智能组织的方式。
所以李想决定引入飞书，就像当年华为在1997年去复制IBM的IPD一样，尝试去复制整个字节跳动的办公系统，包括OKR在内的企业战略管理系统，到绩效管理系统、内部会议系统，理想汽车都使用的飞书。
谢欣表示，飞书最初是以字节跳动为实验对象，持续学习和探索组织管理科学而打造的工具。飞书向第三方开放后，随着越来越多的客户使用飞书，与飞书深度共创，飞书也在不断吸收和融合不同行业标杆企业的优秀实践，并沉淀到飞书产品中。
而飞书4.0，正是飞书团队对于先进组织最佳实践的不断总结与沉淀后，得出的阶段性成果。
飞书4.0：围绕目标、人和信息，帮助组织升级
管理学家切斯特·巴纳德定义的组织三要素是信息的沟通、有协作意愿的人、共同的目标。把三个关键词提炼出来，就是信息、目标和人。
飞书总裁张楠从信息、目标、人这三个维度，详细阐述升级后的飞书4.0，如何帮助企业全面提升组织协作与管理。
首先是信息的流转。知识经济时代，信息已经成为企业最重要的数字资产，信息流转的效率也决定了一个企业的生产力。
飞书文档是飞书的特色功能，是一种全新的信息创作和协作方式。过去一年字节跳动的员工创作了超过2000万篇文档，如何管理这些数字资产成为新的挑战。
对此，飞书4.0推出飞书知识库。张楠表示，飞书知识库是一个面向组织的知识管理系统，复用了飞书文档的创作能力，提供了结构化的组织能力，让企业能够更好地积累、整理、应用知识。
此外，飞书还推出了企业百科。企业可以将组织内部沟通使用的缩写、术语录入飞书百科，在飞书聊天、搜索、文档中出现的术语，都会被标注出来，只要将鼠标移到词上就可以查看解释。
在解决了信息的创作、管理效率后，另一个关键问题就是搜索效率。对此，飞书4.0推出了“飞书全局搜索”功能。在飞书全局搜索里，不但能搜索飞书的消息、文档、邮件、妙记，还可以通过搜索连接器，搜到其他系统的内容，比如 OA、CRM、财务、HR 等。
第二是目标管理。OKR一直是飞书的标志性功能，飞书4.0正式发布OKR升级版。
张楠介绍，在飞书 OKR 里，同事之间可以“对齐”目标，确保大家朝着一致的方向努力。OKR 对齐之后可以形成一张“对齐视图”。这样，公司的管理者可以清晰地看到目标被层层拆解和承接的情况，一线员工也可以看到自己做的事情是如何支撑整个公司的目标和战略。
OKR升级版还加入了OKR周报功能。使用飞书 OKR ，员工可以一键生成一个当前周期 OKR 的进展报告模板。在每条 O （目标）和KR（关键成果） 下面可以方便地记录当前进展。
使用这样的 OKR 周报来开周会，可以确保聚焦重点；完全围绕目标来讨论进展和复盘，避免流水账式周会。让围绕目标工作变成一种习惯，从而促进目标的达成。
同时为了让新人更快适应OKR管理，飞书还在产品里嵌入了很多 OKR 的最佳实践。比如一些分职能的范例，市场、研发、财务部门应该分别怎么写 OKR。同时飞书也能实时诊断每一条OKR，即写即改。比如，当员工写了一条不可衡量的关键结果，系统会自动识别并提示“当前 KR 的达成效果无法衡量”，并提出针对性的修改建议。
除此之外，为了让员工意识到OKR的价值，而不把写OKR当作工作负担。字节跳动负责OKR 提高的团队还特意开发了一款游戏，名叫“荒岛求生”。飞书4.0中这款游戏也将首次开放给飞书OKR客户。
第三点是如何帮助企业招好人、用好人、激发人。
过去一年里，字节跳动的员工总数从 6 万人迅速增加到 10 万人，背后是全年百万级别的面试场次。为了能更好地提升招聘的质量和效率，飞书团队研发了飞书招聘，并在飞书4.0上对外发布。飞书招聘有以下几个特点：
第一，视频化。视频面试会变得越来越普遍，比如字节跳动去年 90% 的面试都是视频进行的。
第二，智能化。当把招聘流程数字化之后，就能让整个过程更加结构化，帮助企业对每个环节进行优化。
第三，移动化。HR 和面试官都能随时随地处理招聘事务，避免由于出行而耽误招聘进度了。
第四，一体化。飞书招聘和日历、视频会议、群等协同办公功能深度打通，再也不用在多个系统中来回跳转。
除了要招好人，还要有一个好的绩效评估体系，有效激励人才。对此，经过 4 年半时间的产品打磨，飞书4.0正式推出新功能——“飞书绩效”。
张楠介绍，飞书绩效让管理者围绕员工真实对组织的价值贡献，基于“360 反馈”和“绩效校准”等信息输入，有依据地为员工做出评价。
360°环评是让所有跟一名员工紧密配合的同事，提供 360 度的全方位评价。360°环评可以辅助上级在做出决策的时候，有更多的信息来源，同时为了避免 360°环评中的主观偏差，飞书提供了“手松手紧”的功能，可以把评估的偏差全部量化出来，辅助管理者去判断。
收集到充分的信息以后，需要客观地处理这些信息，保证统一的评估标准，避免偏误。飞书绩效可以将员工的评估结果分级别、分序列、分入职时间等多个维度，以报表的形式清晰地展示出来，通过系统和数据来避免上级评估的偏误，也有助于更高层的管理者去评估基层管理者打绩效的能力。
除了招聘和绩效，飞书4.0还提供了一系列文化建设相关的功能，包括定制开屏、定制表情包、定制视频会议虚拟背景、定制直播、定制会议室宣传屏、公司圈等方式，帮助企业从线上空间入手，落地企业文化。