公文三种特定格式之间的主要区别
岳海翔
《党政机关公文格式》（GB/T9704--2012）（以下简称格式）颁行于2012年6月29日，至今已近8年之久。这是党政机关和企事业单位在公文处理实践中必须统一遵循的国家标准法式。《格式》中将公文的格式划分为标准格式和特定格式。所谓“特定格式”是相对于公文的标准格式而言的，是公文标准格式的补充，具体包括信函格式、命令（令）格式、纪要格式三种，其公文组成要素的标注规则有别于公文的标准格式的要求。但在公文处理实际工作中，这些特定格式的公文被广泛使用，其作用和效力与标准格式的公文相同，只是表现形式有所不同而已。由于很多实际工作者对3种特定格式的公文区辨不清，经常会出现一些不合规范的问题，因此很有必要对其进行辨析。
从总体上看，3种特定格式的区别主要表现在如下7个方面：
（一）对应的文种不同。3种特定的公文格式，其所对应使用的文种名称是有所区别的，具体表现为采用命令（令）格式的公文，其所使用的文种只能是“命令”或者“令”；采用纪要格式拟制的公文，其所涉及的文种则只能是“纪要”，故而这两种特定格式与其所使用的文种之间具有严格的一一绑定的关系，是严格对应的；而采用信函格式的公文，其所涉及的文种就相对宽泛，因为它不仅仅限于“函”， 是针对非普发性公文所采用的一种格式，它是一种特定的公文格式，并不是一个文种，与我们通常所说的“函”文种有着很大的区别。相对于公文的标准格式而言，信函格式相对简单，易于操作，由发文机关按照规定在行文时选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种，多见于通知、批复、意见、函等文种的拟制。
（二）效能功用不同。长期以来，公文的信函格式被各级党政机关普遍使用，通常用于答复、解释或说明某一具体事项，发挥了重要作用，使用频率非常高。但在具体实践中，命令（令）格式则体现出了国家政令的权威性和统一性，根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，命令（令）适用于公布法规和规章，宣布施行重大强制性措施，批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。这些命令性事项，显然是其它文种所不具备的。纪要格式则是专门记载会议议定事项的一种固定格式。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。在实际工作中，各级党政机关例行会议、专题会议等讨论议定的事项和会议主要情况可通过纪要的形式印发，作为指导机关开展工作的依据。这样，就使得纪要格式仅具有单独的记载功能，不像信函格式尤其是命令（令）格式那样的权威性和效力。
（三）发文机关标志不同。上述这3种格式的公文，其外在的结构表现形式有相同之处，但也有较为明显的差异。采用信函格式的公文，发文机关标志推荐使用红色小标宋体字，大小自定。使用发文机关全称或者规范化简称，联合行文时，使用主办机关标志。发文机关名称之后不加“文件”二字。采用命令（令）格式的发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，一般不使用发文机关规范化简称。这点显然与信函格式的公文发文机关标志具有明显差异。联合发布的命令（令），发文机关名称顺序分行编排，两端对齐，“命令” 或“令”字置于所有联署发文机关名称右侧，上下居中编排。纪要格式是以固定版头印发会议纪要的特定格式，纪要标志由“XXXXX纪要”组成，不加“文件”二字，居中排布。
（四）距离版心上边缘的尺寸规格不同。信函格式的公文，发文机关标志上边缘至上页边为30mm，居中排布。与通用公文格式相比，发文机关标志往上移了42 mm。采用命令（令）格式的公文，发文机关标志上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字，字号大小由发文机关自定。采用纪要格式的公文，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字，字号大小自定。
（五）发文字号标识位置不同。信函格式的公文，发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8；采用命令（令）格式的公文，其发文字号称为令号。令号是命令（令）的编号，作用等同于发文字号，发文机关标志下空二行居中编排令号，一般采用“第× ×号”的形式，不编虚位。采用纪要格式印制的公文，其发文字号称为编号，作用等同于发文字号，可居中编排在发文机关标志下空二行位置，可以采用“第× ×号”的形式，不编虚位。
（六）标题和分隔线要求不同。信函格式的公文，标题应当采用发文机关名称、事由、文种3个要素齐全，发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布；命令（令）一般无标题，令号和正文之间无红色分隔线；采用纪要格式的公文，其标题应当写为“关于研究××问题的纪要”或者“会议名称＋纪要”。
（七）版记标示不同。与一般公文格式相比，信函格式公文版记中不加印发机关和印发日期，只有抄送机关，抄送机关上下不加分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。采用命令（令）格式的公文，由于其正文很短，一般没有版记；采用纪要格式的公文，其版记需要标注“分送”。此外，像信信函格式的公文首页不显示页码，命令（令）格式的公文之需要加盖领导人的签名章，纪要文种不需加盖印章等等，也都具有明显的区别和拟制要求。
（作者系中国写作学会副会长，中国公文学研究所所长、研究员）
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