你是不是工作上经常不愿意主动向领导汇报,总想避开领导,等领导来追问了才硬着头皮应付一下?
实际上,不主动向领导汇报工作是很吃亏的行为。
从心理学上来讲,对于我们自己亲身参与的事务,我们会更上心,并且有更高的评价。
所以,向领导汇报,请示领导意见,或者就是向领导做个汇报报备,都能起到让领导对你的工作更认可的作用。
下面谈谈汇报的一些要点。
1、汇报一定要结构化,我们既然决定占用领导时间了,那么就要让这个时间利用到位,把效用放到最大。
一般会用到的结构就是“总分”、“是什么-为什么-怎么办”。
1)汇报方案或已完成的工作任务用“总分”结构。
先总后分,先说结论再做分析,先谈总体再拆分细节。让领导一下子就能进入你的频道,而不是从细节开始说起,娓娓道来,可能他脑子里会有很多疑问,心急的领导更会产生“你到底要说什么”的烦躁感。
汇报要罗列数据、阐述对比、趋势等。
2)阐述解决方案时用“是什么-为什么-怎么办”,先告诉领导“是什么”,即我现在要跟你汇报的背景、问题是什么;然后我再讲为什么会有产生这个问题;最后,告诉领导,我有这样的解决建议或者方案,请示领导是否可行,或者领导有没有其他指示意见。
那么,作为领导,他对整个事件会非常清晰,也就对事情有更多的掌控感,而这种掌控感就是你作为下属能给领导的最有力的“业绩表现”之一。(在向上管理的文章中我们讲过这个话题)
2、要提前预设问题,并做好回答准备。
这点需要你对汇报对象有一个认知。你要了解汇报对象的关注点、决策风格。
我们公司有位高管就特别在意数据,所以每次向他汇报,我们都会准备充分的数据材料,并且进行充分验证,否则,汇报现场一定会遭受各种质疑。
而另外一位高管,非常的民主,从来不轻易表态,首先就是问下属的部门负责人都是什么意见。所以,向他做汇报,我们都会提前跟各部门负责人征询意见。否则,辛辛苦苦汇报完,他来一句“你先征询下大家(各部门负责人)的意见好吧”那就白忙活了。
3、态度要积极,要敢于承担责任。
1)有些同事在汇报的时候,老担心自己没做好的事领导会不会追责,会不会有不好的评价,所以遮遮掩掩,各种推脱。
却不知,领导又不是傻子,在大部分情况下,不是人为故意设局,基本上谁是谁非都是分得很清楚,你的遮遮掩掩和推脱只会让领导觉得你这人“不可靠”“没担当”,那重要的工作怎么可能落你头上呢?
好些年前,有个和我同级别的同事A,我们一起跟进了一个任务,后来任务在最后的执行环节出了问题。领导把我和A、以及他下属B(具体执行人)叫到办公室,让我们说清楚事情的来龙去脉,为什么会发生问题。
A一开始推推拖拖,还在言语上各种隐晦表达是不是我这里出了问题。
领导问B怎么回事,B也不好说,毕竟A是他直属上司,也是支支吾吾没说出个123来。
我没吭声,默默调出了当时的一些沟通记录,准备一会儿给我扣帽子的时候甩出来。
结果还没等我甩出证据呢,领导就开始发火,对着B说:当时我明明就是把这事交办给你的,你没和B做好安排出了问题,现在还在这跟我耍油头,浪费我时间。
A其实基础条件不差,但领导一直觉得他缺了点责任担当意识,给的评价是无法胜任领导岗位,所以一直没有提拔他,最后A灰心丧气,离职走了。
2)有些同事有点玻璃心,受不得领导的一点点批评。情绪一上来就非要各种解释,试图扭转领导的看法。
首先,你一定要记住这句话:没有一个领导会喜欢跟他杠的下属。
其实,领导批评你,如果确实是误会很大,那么适当做些解释可以,但同时也要表态,认可领导的批评,以后会在这方面更加重视。
领导批评你也是在给你传递一些他的理念,这些东西你要好好收集起来,在以后的汇报中留意做好。
4、述职汇报、半年度或年度汇报要“瞻前顾后”,“有质有量”。
对于职场人,一般会有一年一次的述职汇报,总结过往,计划未来。
述职汇报如何做得精彩,除了上面的一些要点,比如结构化、预判领导的关注点、决策风格外,还有几个点要留意:
1) 材料要丰满,“量”要足。有的同事觉得我就讲15分钟,讲不了那么多,就不放了。事实上很吃亏,因为领导如果管辖的人比较多,这一年一次的述职汇报可能就是他最关注你的时刻了,即使不讲,你也要把内容罗列出来,把数据展示出来,然后快速带过,让领导知道你干了很多活。
2) 要提炼亮点,提升“质”感。说明在自己的工作中,如何发挥主观能动性创造了什么价值。不要觉得你把所有的事都讲了就行了,平铺直叙的内容领导已经听麻了,你要在众多的工作中提炼出亮点来,可以是一项得到认可的任务,可以是自己从中得到最多学习成长的任务,可以是对公司或部门有突出贡献的任务……总之,找到一个切入口,把它包装为亮点。
3) “瞻前顾后”,总结过往要得出经验,规划未来要体现价值。充分体现“成长性思维”,领导都喜欢愿意成长且肯下功夫的下属。
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